Smart Expense di TechMobile aiuta La Prairie a ottimizzare i rimborsi spese

Smart Expense La Prairie

La gestione tradizionale delle note spese di collaboratori e dipendenti è un’attività onerosa per ogni tipo di azienda, le soluzioni applicative disponibili sul mercato garantiscono l’automazione del processo, una maggiore efficienza nel rapporto tra l’azienda e i propri collaboratori e un’ottimizzazione del lavoro dell’ufficio amministrativo. Tra le soluzioni disponibili, però, è importante scegliere quella di più facile fruizione che non richieda una lunga formazione agli utenti e costi nascosti di personalizzazione e manutenzione.

Smart Expense – la app di gestione delle note spese di TechMobile – vanta diverse installazioni nelle Pmi italiane proprio grazie alla capacità di conciliare semplicità ed efficacia. Si tratta di una soluzione applicativa sviluppata per piattaforme mobile Android e iOS a cui si affianca il corrispondente servizio web-based in grado di connettersi facilmente con qualsiasi sistema gestionale legacy.

Dopo un attento esame dell’offerta, la soluzione di TechMobile si è dimostrata perfetta per La Prairie, leader nella produzione e commercializzazione di prodotti di bellezza innovativi e di alta gamma. L’azienda si avvale di una rete di 25 Beauty Consultant che gestiscono le campagne marketing e promozionali del brand presso la rete di profumerie autorizzate su tutto il territorio italiano. Ogni settimana le collaboratrici de La Prairie producono e inviano per posta ordinaria una busta alla sede centrare de La Prairie contenenti il resoconto delle spese e i giustificativi.

“In un anno riceviamo un totale di 1200 buste per posta ordinaria – afferma Roberto Finazzi direttore amministrativo e finanziario de La Prairie –, è evidente che questo sistema nasconde diverse criticità: la documentazione può essere incompleta oppure c’è il rischio che le buste vadano smarrite nella spedizione con conseguenti ritardi nelle registrazioni e nei pagamenti. Per questo è stato necessario rivedere totalmente il processo”.

La realizzazione del progetto ha previsto una breve fase di test in cui la app SmartExpense è stata installata sui tablet iPad Apple di 7 Beauty Consultant. Dopo pochi giorni di utilizzo, l’accesso a SmartExpense è stato esteso alle altre collaboratrici e, grazie all’estrema facilità d’uso, è stato sufficiente svolgere poche ore di formazione. La componente di progetto che ha previsto il dialogo di SmartExpense con il gestionale legacy utilizzato da La Prairie, inoltre, si è svolto molto rapidamente grazie all’estrema versatilità della soluzione, capace di scambiare con l’applicativo solo le informazioni necessarie in totale sicurezza.

Nella gestione delle note spese, infine, La Prairie originariamente coinvolgeva due risorse, una dedicata al controllo, l’altra alla registrazione e alla digitalizzazione dei giustificativi nel proprio sistema gestionale. L’implementazione di SmartExpense ha fornito precisione, sicurezza e ottimizzazione delle risorse impegnate. In particolare, chi si occupava della digitalizzazione e dell’archiviazione dei giustificativi ora può dedicarsi ad attività di monitoraggio e controllo delle spese in tempo reale grazie agli alert e ai report facilmente personalizzabili prodotti dal backoffice di SmartExpense.

“Ho apprezzato SmartExpense di TechMobile per la sua semplicità e flessibilità tipica di una soluzione sartoriale, calzata perfettamente sulle nostre esigenze – prosegue Finazzi -. Oggi le nostre Beauty Consultant possono concentrarsi sull’attività di promozione del brand La Prairie senza perdere tempo in snervanti preparazioni di documentazione e senza rischiare ritardi nei rimborsi dovuti a intoppi nella procedura”.

“Il progetto sviluppato con La Prairie – afferma Marco Morini, amministratore delegato di TechMobile – conferma SmartExpense come soluzione particolarmente efficace per tutte le realtà aziendali che vogliono ottimizzare i processi di gestione documentale con uno strumento di facile fruizione per l’utente finale, completo e capace di dialogare con qualsiasi sistema legacy”.

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TECHMOBILE
TechMobile è un system integrator italiano fondato nel 2008 e specializzato in soluzioni per la mobilty aziendale. Nel corso degli anni l’azienda ha raggiunto una posizione di eccellenza nel mercato dell’Information Technology italiano riconosciuta da premi e riconoscimenti di partner e fornitori. Dal 2015 TechMobile, con sede a Cernusco Sul Naviglio, può contare su 100 tra dipendenti e consulenti distribuiti tra le sedi di Milano, Roma, Torino, Avellino, New York e le sedi di sviluppo in Romania e Moldavia. Partner di eccellenza di tutti i carrier presenti in Italia e di importanti multinazionali del settore, TechMobile lavora su soluzioni mobile centric customer based e off-the-shelf ponendo la fase consulenziale prevendita on top a qualsiasi approccio commerciale.